Formulario de Inscripción
Las oficinas y despachos judiciales interesadas en participar en el concurso Banco de Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial 2011, pueden presentar las buenas prácticas que consideren oportunas.
Para cada una de las propuestas, se deberá indicar lo siguiente:
- Nombre de la buena práctica
"Formulario para la Depuración de Casillas" en formato digital
- Nombre y lugar de la oficina y ubicación geográfica.
Juzgado Agrario del I Circuito Judicial de la Zona Atlántica - Limón centro
- Nombre de los servidores que ejecutan o diseñaron la buena práctica propuesta.
- Shirley Araya Sánchez, Asistente Judicial
- Argerie Centeno Guzmán, Auxiliar Judicial
- Armando Guevara Rodríguez, Auxiliar Judicial
- Shirley Rosales Enriquez, Auxiliar Judicial
- Wilbert Alvarez Li, Co-Juez
- Javier Villalón Ruiz, Juez Coordinador
- Proceso que se quiere mejorar y problema que se pretende solucionar.
Mayor exactitud en el inventario de expedientes activos, ubicación de los mismos e igualdad entre la realidad física del circulante y lo reflejado por el sistema de gestión.
- Explicación detallada de la buena práctica propuesta
En el mes de agosto del año dos mil nueve, el Consejo Nacional de Jueces y Defensores Públicos Agrarios, a instancia de la Magistrada Carmenmaria Escoto Fernández, realizó un conversatorio sobre la forma idónea de llevar a cabo la "Depuración de Casillas", confeccionándose para esa ocasión, un "Manual de Depuración de Casillas" a fin de estandarizar el proceso de depuración en la jurisdicción agraria; ésto considerando todas las circulares existentes sobre el tema.
El Consejo Superior, en sesión N° 76-06, celebrada el 10 de octubre de 2006, artículo LVII, dispuso reiterar a los despachos judiciales que conocen las materias contenciosa administrativa, civil, agraria, familia, pensiones alimentarias y violencia doméstica, que deben emitir los listados trimestrales estadísticos, que permitan obtener información relevante en cuanto a la situación de sus asuntos en trámite, lo que ayudará tanto para la toma de decisiones a lo interno de sus oficinas, como para ese Órgano Superior.
En esa actividad, donde participaron los Jueces Agrarios del Primer Circuito Judicial de la Zona Atlántica, se llegó a la conclusión que las personas responsables de realizar la depuración de casillas son, en primer termino el Auxiliar Judicial responsable del expediente, bajo la supervisión del Asistente Judicial y, en aquellos procesos, como los ordinarios, interdictos y otros, donde es procedente dictar la deserción, el juez debe tener una papel preponderante en el proceso de selección.
Conforme con las circulares emanadas del Consejo Superior, el proceso para la depuración de casilla es el siguiente:
- a) Al año deben hacerse cuatro depuraciones de casillas, las cuales tienen como fechas máximas de cada trimestre: el 31 de marzo; 30 de junio; 30 de setiembre y 31 de diciembre. Esto debe ser así, debido a que en los primeros cinco días hábiles del mes siguiente han de entregarse los respectivos informes trimestrales.
- b) En aquellos juicios en que proceda la deserción, ésta se declarará oficiosamente si el expediente tiene tres meses o más de estar inactivo, de conformidad con los artículos 212 y siguientes del Código Procesal Civil.- Estos asuntos se considerarán como fenecidos y se incluirán dentro de la casilla correspondiente en la fórmula F-179.
- c) En los asuntos en que no procediera la deserción, y que tengan seis o más meses de inactividad, se sacarán de las casillas y se mandarán al archivo provisional que tiene la oficina. Cada despacho judicial deberá llevar un control estricto de cuántos son los asuntos que fenecen, con el propósito de anotar esta cifra en la casilla correspondiente del informe trimestral.
- d) La Circular N°20-07 del Consejo Superior, donde se aclara la Circular N° 142-06 “Sobre listados trimestrales estadísticos” publicada en el Boletín Judicial N° 11 del 16 de enero de 2007, señala que los Informes Trimestrales, deberán ser presentados los primeros cinco días hábiles, de Enero, Abril, Julio y Octubre, lo que implica que la depuración de casillas debe hacerse, al menos una semana antes de las fechas fijadas para enviar los Informes Trimestrales.(Circular 08-09), a efecto de poder indicar en dichos informes el número de expedientes fenecidos, en la formula F-179.
Este Conversatorio contó con valioso aporte de representantes del Departamento de Planificación, donde se mostró una herramienta en desarrollo, referida a un "Formulario para la Depuración de Casillas" en formato digital, el cual se encontraba aún en proceso de estudio, a fin de valorar la posibilidad de estandarizar su utilización a nivel nacional.
El Juzgado Agrario del Primer Circuito Judicial de la Zona Atlántica, considerando los beneficios del citado instrumento, a partir del I trimestre del año 2010, implementó su utilización como "Buena Práctica", obteniéndose cantidad de beneficios, tanto a lo interno del despacho, como en la calidad del servicio prestado a los usuarios.
En cuestión, actualmente cuando se realiza la depuración de casillas, los servidores judiciales que intervienen en el proceso, registran en el formulario indicado, los siguientes datos:
Como se puede observar, aparte de anotarse el número de expediente, se consigna en el formulario, el último documento o manifestación en el expediente físico, la fecha de dicho documento o manifestación, el juez a quien esta asignado el caso, la ubicación física del expediente (casilla, para fallo, etc), el auxiliar que realizó la depuración del expediente y el resultado de la misma, donde debe consignarse el estado procesal del mismo, sea en trámite, en etapa de ejecución, suspendido, en abandono, terminado u otros.
Si bien es cierto la utilización de este formulario implica una labor más minuciosa durante el proceso de depuración de casillas trimestral, lo cierto es que los datos arrojados por este informe, el Juzgado puede utilizarlos para verificar la exactitud del inventario físico de expedientes respecto del reflejado por el Sistema de Gestión, así como si los movimientos de ubicación de expedientes de dicho sistema, se encuentran actualizados con relación a la ubicación física "real" de los expedientes. Al ser, como se dijo, una labor más minuciosa, también es posible que se logre filtrar e identificar más puntos de riesgo en cuanto a casos de expedientes mal "encasillados" o con escritos o gestiones "pendientes de resolver", y otras situaciones que, evidente y manifiestamente, deben ser corregidas de inmediato en procura de una prestación de un servicio público de calidad a los usuarios.
Como se ve, el formulario en cuestión, sirve como instrumento ágil de verificación de que la información registrada en el Sistema de gestión sea oportuna y confiable, así como instrumento de identificación de puntos de riesgo en el ámbito administrativo del juzgado así como en el de la prestación de servicios a los usuarios, facilitando la implementación de medidas correctivas en forma inmediata.
- Mecanismo o indicadores de medición del éxito de la práctica propuesta.
Aplicación trimestral del formulario con supervisión del Juez Coordinador
- Ámbito al que pertenece esta oficina: Jurisdiccional
- Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica, sin perjuicio que sea nueva.
Primer trimestre del año dos mil diez.